第一條為加強外語學(xué)院科研檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令）和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)的有關(guān)法規(guī)，結(jié)合外語學(xué)院具體情況，特制定本辦法。
第二條科研檔案是指外語學(xué)院科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的具有保存價值的科技文件材料，包括紙質(zhì)材料、電子材料、音像材料等各種載體形式。它是科研活動的真實記載，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是外語學(xué)院的寶貴財富。科研檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有利于科研檔案的開發(fā)和利用。
第三條科研檔案實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。外語學(xué)院科研秘書是外語學(xué)院科研檔案的負責(zé)人員，應(yīng)當(dāng)及時收集、整理、立卷，按時歸檔，對工作范圍內(nèi)形成的檔案材料的完整性負責(zé)。
第四條歸檔范圍
1.科研綜合管理性文件材料：科研行政管理、科研計劃管理、科研成果管理、科研經(jīng)費管理、申報科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)及重要學(xué)術(shù)活動材料；
2.科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件
3.研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄（必須經(jīng)過整理）、重要的來往文件等。
4.總結(jié)鑒定驗收階段：工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、技術(shù)鑒定材料等。
5.成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。
6.推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。
7.專利申報、審批文件，專利證書、獲獎證書等。
第五條案卷質(zhì)量要求
1、根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，以及科研文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，將每個研究課題的科研文件材料進行系統(tǒng)整理。
2、內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。
3、接收檔案必須填寫移交清單，以備核驗。
第六條歸檔時間
管理性文件材料在次年六月底以前歸檔；專題性、成套性檔案在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔；報獎材料在報獎同時歸檔。
第七條借閱制度
科技處、本課題組可查閱自己移交的檔案。查閱科研檔案時，科研檔案原件原則上不外借，如有特殊情況，須說明理由，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)借閱手續(xù)后方可借出，用畢及時歸還。
